AllMBl. 2012/08
vom 30.07.2012 2003.3-I
Rahmenvorschriften für die elektronische Aktenführung
und das Übertragen und Vernichten von Papierdokumenten
und das Übertragen und Vernichten von Papierdokumenten
Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung
vom 27. Juni 2012 Az.: B II 2 – G9/12-1
Auf Grund des Art. 43 Abs. 1 der Verfassung des Freistaates Bayern in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. Dezember 1998 (GVBl S. 991, BayRS 100-1-I), zuletzt geändert durch Gesetze vom 10. November 2003 (GVBl S. 816, 817), erlässt die Bayerische Staatsregierung folgende Rahmenvorschriften:
- 1.
- Elektronische Aktenführung
- 1.1
- Die Behörden des Freistaates Bayern können im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ganz oder teilweise Akten elektronisch führen. Sie können auch eine elektronische Vorgangsbearbeitung einsetzen.
- 1.2
- Die elektronische Aktenführung muss den allgemeinen rechtsstaatlichen Grundsätzen der Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns entsprechen. Die für die Führung papiergebundener Akten geltenden Regeln sind entsprechend anwendbar.
- 1.3
- Die im Rahmen der elektronischen Aktenführung gespeicherten Daten sind vor Informationsverlusten, unberechtigten Zugriffen und unberechtigten Veränderungen zu schützen.
- 1.4
- Zwischen Behörden, die die elektronische Aktenführung nutzen, können unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen Akten, Vorgänge und Dokumente elektronisch übermittelt werden.
- 1.5
- Das Recht auf Akteneinsicht ist bei elektronischer Aktenführung in geeigneter Weise sicherzustellen.
- 2.
- Übertragen und Vernichten von Dokumenten in Papierform
- 2.1
- Dokumente in Papierform sollen, sofern elektronische Akten geführt werden, in ein elektronisches Format übertragen und unter Wahrung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung gespeichert werden.
- 2.2
- Um den Beweiswert der elektronischen Wiedergabe zu erhöhen, soll sichergestellt werden, dass
- a)
- die elektronische Wiedergabe nach der Übertragung mit dem Papierdokument übereinstimmt,
- b)
- ein Nachweis über die ordnungsgemäße Formatübertragung geführt wird und
- c)
- die elektronische Wiedergabe vor Informationsverlusten, unberechtigten Zugriffen und unberechtigten Veränderungen geschützt ist und dies überprüft werden kann.
- 2.3
- Nachdem die Übernahme der so erzeugten elektronischen Wiedergabe in die elektronische Akte sichergestellt ist, können die Papierunterlagen vernichtet werden, sofern nicht
- a)
- Eigentums- oder Beweisführungsrechte entgegenstehen,
- b)
- Rückgabeforderungen geltend gemacht werden oder
- c)
- Rechtsvorschriften eine Aufbewahrung der Papierdokumente vorschreiben.
- 3.
- Organisatorische und technische Detailfragen
Die organisatorischen und technischen Einzelheiten der elektronischen Aktenführung und des Übertragens und Vernichtens von Papierdokumenten sowie die datenschutzrechtliche Freigabe der dazu eingesetzten Datenverarbeitungsverfahren regeln die Staatskanzlei und die Ressorts im Rahmen ihrer Zuständigkeiten.
- 4.
- Geltung der Rahmenvorschriften für sonstige Träger öffentlicher Gewalt
Den Gemeinden, Gemeindeverbänden und sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts wird die Anwendung der Nrn. 1 bis 3 der Bekanntmachung empfohlen.
- 5.
- Inkrafttreten
Diese Bekanntmachung tritt am 1. August 2012 in Kraft.
Der Bayerische Ministerpräsident
Horst S e e h o f e r
Horst S e e h o f e r