JMBl. 2010/3 S. 26 - Verkündungsplattform Bayern

2003.4-J

Verwaltungsanordnung zur EDV-Unterstützung für die Bürotätigkeit
der Gerichtsvollzieher

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums
der Justiz und für Verbraucherschutz

vom 16. März 2010 Az.: 1518 - VI - 810/94

Vorbemerkung:

Über die Einführung von EDV-Technik in seinem Büro, insbesondere den Einsatz von DV-Programmen für Gerichtsvollzieher, entscheidet gemäß § 45 Gerichtsvollzieherordnung (GVO) der einzelne Gerichtsvollzieher. Er ist für die ordnungsgemäße Abwicklung seiner Geschäfte auch beim Einsatz eines DV-Programms verantwortlich.

1.: Verwendung von DV-Programmen

1.1: Einsatz

1.1.1: Der Gerichtsvollzieher darf nur solche Programme oder Programmänderungen verwenden, für die eine Zustimmung bzw. vorläufige Zustimmung zum Einsatz erteilt wurde.

1.1.2: Der Gerichtsvollzieher zeigt seiner Dienststelle unter Angabe des Einsatzbeginns und der zu verwendenden GV-Programme (einschließlich Programmversion) die geplante Einführung eines Gerichtsvollzieherprogramms an. Die Dienststelle führt eine Liste der bei ihr eingegangenen Angaben der Gerichtsvollzieher. Dazu kann sie sich auch eines für solche Zwecke eingerichteten elektronischen Portals bedienen. Für Programmänderungen gilt dies nur dann, wenn hierfür eine gesonderte Zustimmung bzw. vorläufige Zustimmung erteilt wurde. Für die Anzeige verwendet der Gerichtsvollzieher das hierfür entwickelte und dieser Anordnung als Anlage 1 beigefügte Formular.

1.1.3: Der Gerichtsvollzieher teilt seiner Dienststelle auch mit, wenn er zur herkömmlichen Bearbeitungsweise zurückkehren will. Für die Anzeige verwendet der Gerichtsvollzieher ebenfalls das dieser Anordnung als Anlage 1 beigefügte Formular.

1.1.4: Mit dem Einsatz eines GV-Programms darf nur zum 1. Januar, 1. April, 1. Juli oder 1. Oktober eines Jahres begonnen werden. Dies gilt auch, wenn der Gerichtsvollzieher wieder zur herkömmlichen Verfahrensweise zurückkehren oder ein anderes GV-Programm einsetzen will. Geschäftsbücher, die für einen längeren Zeitraum als für ein Vierteljahr zu führen sind (z. B. Dienstregister, Kassenbuch I), sind abzuschließen, sobald ein EDV-Verfahren eingeführt wird.

1.2: Zustimmungsverfahren

1.2.1: Die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz ist für die Erteilung einer Zustimmung zur Verwendung eines DV-Programms bzw. einer Programmänderung im Bürobetrieb des Gerichtsvollziehers zuständig. Im Rahmen des Prüfungsverfahrens führt die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz eine fachliche Stellungnahme der Bayerischen Justizschule Pegnitz vorab direkt herbei. Die Bayerische Justizschule Pegnitz kann sich zur Durchführung der Programmprüfung externer Personen bedienen.

1.2.2: Das Zustimmungsverfahren wird eingeleitet, wenn:

1.2.2.1: ein Gerichtsvollzieher beabsichtigt, ein Programm einzusetzen, für dessen Verwendung noch keine Zustimmung erteilt wurde. Er hat dies seiner Dienststelle anzuzeigen. Für die Anzeige verwendet der Gerichtsvollzieher das dieser Anordnung als Anlage 1 beigefügte Formular. Diese Anzeige ist auf dem Dienstweg der Gemeinsamen IT-Stelle der bayerischen Justiz zuzuleiten.

1.2.2.2: ein Programmhersteller sein Programm bzw. eine Programmänderung, die sich auf wesentliche Eigenschaften des Verfahrens auswirkt, erstmals in Bayern anbieten möchte. Er wendet sich dazu an die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz und legt die entsprechende Software sowie eine ausführliche Programmbeschreibung vor. Zusätzlich hat ein Programmhersteller, der sein Programm erstmals anbieten möchte, Interessenten in Bayern für seine Software zu benennen. Die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz ist nicht verpflichtet, zur Durchführung des Zustimmungsverfahrens eigene Hardware zu beschaffen.

1.2.3: Die Zustimmung wird durch die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz erteilt, wenn das Programm oder die Programmänderung der GVO, der Geschäftsanweisung für Gerichtsvollzieher (GVGA), den dazu erlassenen Ergänzungsvorschriften (ErgGVGA, ErgGVO) und den sonstigen Dienstvorschriften (ggf. mit den unter Nr. 1.3 und Nr. 1.4 zugelassenen Ausnahmen) entspricht. Bis zum Abschluss des Zustimmungsverfahrens kann die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz aufgrund einer summarischen Prüfung eine vorläufige Zustimmung erteilen.

1.2.4: Über das Ergebnis der Prüfung werden der Antragsteller, das Bayerische Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und die Dienststelle benachrichtigt. Wurde der Antrag nur von einem Programmanbieter gestellt, entfällt die Mitteilung an eine Dienststelle. Darüber hinaus kann die Gemeinsame IT-Stelle der bayerischen Justiz in geeigneter Weise Informationen über vorhandene Zustimmungen allgemein zugänglich machen (z. B. in elektronischen Informationsportalen).

1.3: Allgemeine Bestimmungen

1.3.1: Für den Ausdruck der Geschäftsbücher sind dokumentenechte Druckmittel zu verwenden.

1.3.2: Stellt der Gerichtsvollzieher oder ein Gerichtsvollzieherprüfungsbeamter Programmfehler fest, so veranlasst der Gerichtsvollzieher unverzüglich ihre Berichtigung durch den Programmhersteller. Die Mängel und die getroffenen Maßnahmen sind gleichzeitig der Gemeinsamen IT-Stelle der bayerischen Justiz mitzuteilen, die - falls erforderlich - die anderen Programmanwender über deren Dienststellen unterrichtet.

1.3.3: Dem Gerichtsvollzieher ist es gestattet, sich insbesondere zur Informationsbeschaffung des Internets zu bedienen (z. B. www.insolvenzbekanntmachungen.de). Hierfür hat der Gerichtsvollzieher die üblichen Sicherheitsvorkehrungen (z. B. Nutzung einer handelsüblichen Firewall und eines Antivirenprogramms) zu treffen.

1.3.4: Für die praktische Tätigkeit der Gerichtsvollzieher kann der Einsatz von Außendienstprogrammen von besonderer Bedeutung sein. Der Gerichtsvollzieher hat bei Verwendung eines solchen Programms, soweit das Vollstreckungsprotokoll nicht vor Ort ausgedruckt werden kann, gemäß § 762 Abs. 3 ZPO zu vermerken, dass die nach § 762 Abs. 2 Nr. 4 ZPO erforderlichen Unterschriften unter dem Vollstreckungsprotokoll ausnahmsweise aus EDV-technischen Gründen nicht geleistet werden konnten. Auch im Übrigen sind die allgemeinen Bestimmungen über die Beurkundungen des Gerichtsvollziehers zu beachten, §§ 110, 10 GVGA.

1.4: Führung der Geschäftsbücher, Vordruckverwendung

1.4.1: Die Anwendungsprogramme müssen der GVO, der Geschäftsanweisung für Gerichtsvollzieher (GVGA), den dazu erlassenen Ergänzungsvorschriften (ErgGVGA, ErgGVO) und den sonstigen Dienstvorschriften entsprechen, soweit nicht in den nachfolgenden Bestimmungen Ausnahmen zugelassen sind.

1.4.2: Die Geschäftsbücher können - abweichend von den Bestimmungen der §§ 63, 64, 65, 69 in Verbindung mit § 107 GVO, § 10 ErgGVO - mit Hilfe von DV-Ausdrucken in Loseblattform geführt werden. Die Ausdrucke sind in Ordnern oder in sonstiger Weise geheftet aufzubewahren.

1.4.3: Für Buchungen in den Kassenbüchern I und II ist spätestens vor dem Schließen des Gerichtsvollzieher-Programms ein Ausdruck zu erstellen. Ausdrucke des Dienstregisters und des Kassenbuchs I sind einmal jährlich zum Stand 31. Dezember und auf Anforderung der Dienstaufsicht beziehungsweise des Prüfungsbeamten zu fertigen oder auf einem geeigneten Datenträger als auswertbare PDF-Datei (für den Prüfungsbeamten) zu speichern. Ein Verfahren gilt als erledigt und ist im Dienstregister abzutragen, wenn es vollständig abgeschlossen und die Verfahrenskosten erhoben und verbucht sind.

1.4.4: Die Ausdrucke der Geschäftsbücher müssen inhaltlich den vorgeschriebenen Mustern entsprechen. Im Übrigen dürfen Abweichungen die Übersichtlichkeit nicht beeinträchtigen. Insbesondere die vorgegebenen Formate (Schriftart, -größe) und Textanordnungen sollen - soweit technisch möglich - nachgebildet werden.

1.4.5: Jeder Ausdruck für die Geschäftsbücher muss mit einer vom Programm generierten, verfahrenspezifischen Kennzeichnung versehen sein. Dienstregister- und Kassenbuchnummern, Seitenzahlen des Dienstregisters und der Kassenbücher I und II, die Nummern der Überweisungen sowie die Überträge der Spaltennummern müssen vom EDV-Verfahren ebenfalls so verwaltet werden, dass sie vom Gerichtsvollzieher oder einem Dritten nicht geändert werden können. Ausdrucke für das Kassenbuch I, die durch spätere, auf Verwendungsbuchungen zurückzuführende Ausdrucke überholt sind, müssen nicht aufbewahrt werden. Beim Kassenbuch I und II sind Prüfungsvermerke auf einem Vorblatt anzubringen. Nach Abschluss der Kassenbücher sind die Ausdrucke in einem Ordner oder in sonstiger Weise geheftet aufzubewahren (das Kassenbuch II einschließlich der Schlusszusammenstellung).

1.4.6: Das Namensverzeichnis (§ 62 Nr. 1c, § 66 GVO) kann unter Einsatz des DV-Systems geführt werden. In diesem Fall ist der Gerichtsvollzieher verpflichtet, das Namensverzeichnis auf Verlangen der Dienstaufsicht oder des örtlichen Prüfungsbeamten in dem geforderten Umfang sowie am Ende eines Geschäftsjahres vollständig auszudrucken oder auf einem geeigneten Datenträger als PDF-Datei zu speichern. Dabei soll entsprechend der Regelung in § 66 GVO eine Sortierung nach dem Namen der Schuldner in Buchstabenreihenfolge erfolgen.

1.4.7: Die Kassenbücher I und II sind für die vorgeschriebenen Zeitabschnitte (in Loseblattform) zu führen und entsprechend abzuschließen. Nach jeder abgeschlossenen Buchung dürfen Änderungen des Datenbestandes bezüglich der Eintragungen in den Spalten 1, 2 und 4 des Kassenbuches I sowie in den Spalten 1 bis 13 des Kassenbuches II nicht mehr möglich sein. Für das Kassenbuch II ist sicherzustellen, dass eine Buchung nur dann abgeschlossen werden kann, wenn der eingezahlte Betrag (Spalte 4) mit der Summe der in den Spalten 5 bis 11 eingestellten Beträge übereinstimmt. Die Ausdrucke für das Kassenbuch I müssen die Einzahlungen und Verwendungen chronologisch und nachvollziehbar wiedergeben. Jegliche Manipulation der Systemzeit am PC ist unzulässig.

1.4.8: Eine Verbindung der Einzelausdrucke mit Schnur und Siegel gemäß § 63 Nr. 2 Satz 1 GVO ist nicht erforderlich.

1.4.9: Die Bescheinigung nach § 63 Nr. 2 Satz 2 GVO entfällt.

1.4.10: Die Richtigkeit der Schlusszusammenstellung ist gemäß § 77 Nr. 2 GVO vom Geschäftsleiter des Amtsgerichts oder dem hierfür bestellten Bediensteten zu überprüfen und zu bescheinigen.

1.4.11: Soweit die Benutzung amtlich festgestellter Vordrucke vorgeschrieben ist, sind sie auch entsprechend im automatisierten Verfahren zu verwenden. Geringfügige Abweichungen in der Gestaltung der Vordrucke, die durch technische Gegebenheiten bedingt sind, sind zulässig. Insbesondere die vorgegebenen Formate (Schriftart, -größe), die Textanordnungen und die Seitengestaltung sollen - soweit technisch möglich - den amtlich festgestellten Vordrucken nachgebildet werden. Auf die Einhaltung der Seitenanzahl ist zu achten. Das gilt auch, soweit die Vordrucke im automatisierten Verfahren lediglich die den Empfänger individuell betreffenden Textteile der amtlich festgestellten Vordrucke enthalten.

1.4.12: Auf den bei Benutzung von Scheck- und Überweisungsheften notwendigen Nachweis (§ 73 Nr. 9 GVO) kann verzichtet werden, wenn er auf andere Art durch das angewendete Programm ersetzt wird (z. B. Überweisungsliste).

1.4.13: In Geschäftsbüchern sind in Geldspalten abzusetzende Beträge durch ein Minuszeichen zu kennzeichnen.

1.4.14: Abweichend von § 73 Nr. 8 Satz 1 GVO können die über ein EDV-System veranlassten Überweisungen in Form einer Sammelüberweisung ausgeführt werden, sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

1.4.14.1: Für jeden einzelnen Überweisungsauftrag ist über das EDV-System ein Überweisungsbeleg mit Durchschrift zu fertigen, der alle für die Überweisung erforderlichen Daten enthält. Die Durchschrift ist zu den Sonderakten des Gerichtsvollziehers zu nehmen. Werden Sonderakten nicht geführt, so ist die Durchschrift dem zugehörigen Schriftstück beizufügen.

1.4.14.2: Nach Fertigung der Überweisungsträger ist vom EDV-System eine Überweisungsliste mit den Daten der einzelnen Überweisungen, sortiert nach KB II-Nummern, in zweifacher Ausfertigung zu erstellen und auszudrucken. Die Überweisungslisten sind von dem System fortlaufend zu nummerieren. Der Gerichtsvollzieher nimmt eine Ausfertigung der Überweisungsliste zu den Sammelakten. Sie dient, solange die Überweisung noch nicht ausgeführt ist, dem Nachweis der noch nicht abgebuchten Aufträge.

1.4.14.3: Die Überweisungsträger und eine Ausfertigung der Überweisungsliste sind mit dem Überweisungsauftrag dem Kreditinstitut zu übersenden. Bestätigt das Kreditinstitut die Ausführung der Überweisungsliste, so ist diese Bestätigung zu den Sammelakten zu nehmen.

1.4.14.4: Auf der bei den Sammelakten befindlichen Ausfertigung der Überweisungsliste der Überweisungen hat der Gerichtsvollzieher nachträglich das Datum und die Nummer des Dienstkontoauszugs, auf dem die Abbuchung nachgewiesen ist, zu vermerken.

1.4.14.5: Sammelüberweisungen können auch ohne Überweisungsträger durch Datenträgeraustausch gemäß den Voraussetzungen nach Nrn. 1.4.14.1 bis 1.4.14.4 mit der Maßgabe ausgeführt werden, dass vom EDV-System für jede einzelne Überweisung anstelle eines Überweisungsträgers mit Durchschrift ein Überweisungsbeleg zu fertigen ist, der die Daten der Überweisung enthält oder in den Sonderakten auf die Nummer des Kontoauszuges und der Überweisungsliste verwiesen wird. Für den Überweisungsbeleg gelten die Regelungen zur Durchschrift des Überweisungsträgers entsprechend.

1.4.15: Maschinell erstelltes Schreibwerk kann mit dem von einem EDV-System erzeugten Ausdruck des Dienstsiegels versehen werden. Die Gerichtsvollzieher sind befugt, das kleine Staatswappen zu führen. In der Umschrift ist die Bezeichnung „Gerichtsvollzieher“ ausreichend, die Vergabe einer Siegelnummer ist nicht erforderlich.

1.4.16: Verzichtet der Gerichtsvollzieher bei Aufträgen zur Sachpfändung, die mit einem Auftrag zur Abnahme der eidesstattlichen Versicherung verbunden sind (kombinierte Aufträge), auf eine gesonderte Eintragung des Auftrags zur Abnahme der eidesstattlichen Versicherung in das Dienstregister II, so ist die gesonderte statistische Erfassung durch das Führen einer Hilfsliste sicherzustellen. In die Hilfsliste sind alle im jeweiligen Monat in das Verfahren zur Abnahme der eidesstattlichen Versicherung übergegangenen kombinierten Aufträge unter der jeweiligen DR-Nr. des kombinierten Auftrags aufzunehmen.

2.: Online-Banking

Die Kontoführung im Online-Banking-Verfahren ist zulässig. Hierfür gelten neben den Verwaltungsvorschriften zur Bayerischen Haushaltsordnung die besonderen Bestimmungen des Staatsministeriums der Finanzen in der jeweils gültigen Fassung. Ergänzend hierzu gilt im Geschäftsbetrieb der Gerichtsvollzieher Folgendes:

2.1: Teilnahme am Online-Banking

Über die Teilnahme am Online-Banking bei der Führung eines Dienstkontos entscheidet gemäß § 45 GVO der Gerichtsvollzieher. Der Gerichtsvollzieher ist für die ordnungsgemäße Erledigung seiner Dienstgeschäfte auch bei Teilnahme am Online-Banking verantwortlich. Die Teilnahme ist der aufsichtführenden Dienststelle des Gerichtsvollziehers entsprechend dem Muster der Anlage 2 zu dieser Anordnung anzuzeigen. Die Anzeige ist mindestens vier Wochen vor der beabsichtigten Teilnahme einzureichen.

2.2: Rahmenbedingungen für Online-Banking

Die Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute sind unter Beachtung der nachfolgenden Regelungen einzuhalten.

2.2.1: Liegt für die entsprechende Buchung in Spalte 11 des Kassenbuchs II noch kein Kontoauszug vor, so ist der Betrag bei der Kassenprüfung im Kassenistbestand aufzuführen. Kann die Transaktion noch abgeändert werden, ist der Betrag im Kassensollbestand zu berücksichtigen.

2.2.2: Für die Übersendung der Daten ist die von den Kreditinstituten unterstützte Software zu benutzen. Diese Software erstellt, wie beim beleglosen Datenträgeraustausch, eine Austauschdatei, die online an das Kreditinstitut übersandt wird. Die Online-Verbindung mit dem Kreditinstitut ist auf die Dauer der Datenübertragung zu beschränken. Im Zusammenhang mit dem hierfür erforderlichen Aufbau einer Internetverbindung hat der Gerichtsvollzieher die üblichen Sicherheitsvorkehrungen (z. B. Nutzung einer handelsüblichen Firewall und eines Antivirenprogramms) zu treffen.

2.2.3: Die Überweisungs- und Lastschriftenlisten müssen programmgesteuert von der Gerichtsvollzieher-Software ausgedruckt werden und es muss sichergestellt sein, dass diese vollständig sind. Die von der Software des Kreditinstituts gefertigten Überweisungs- und Lastschriftenlisten dienen der Gegenkontrolle und sind den von der Gerichtsvollzieher-Software ausgedruckten Überweisungs- und Lastschriftenlisten beizuheften.

2.2.4: Sammelüberweisungen sind - abweichend von § 73 Nr. 8 GVO und Nr. 1.4.14.5 - auch online zulässig. Für das Verfahren gelten die besonderen Bedingungen der Kreditinstitute über den beleglosen Datenträgeraustausch zur Einlieferung von Überweisungen, sofern sich aus den folgenden Bestimmungen keine Abweichungen ergeben.

2.2.5: Jede Überweisung bzw. Lastschrift erhält von der Gerichtsvollzieher-Software eine laufende, nicht veränderbare Nummer.

2.2.6: Die Überweisungs- und Lastschriftenlisten sind nicht abänderbar und fortlaufend mit einer nicht veränderbaren Nummer versehen.

2.2.7: Nach Ausdruck der Überweisungs- bzw. Lastschriftenliste wird von der Gerichtsvollzieher-Software zeitgleich mit der Erstellung der Austauschdatei ein Begleitzettel entsprechend den Bedingungen von Nr. 1.4.14.5 erstellt. Dieser muss die fortlaufende Nummer der betroffenen Überweisungs-/Lastschriftenliste enthalten. Die Handhabung des Begleitzettels hat entsprechend der genannten Bestimmung zu erfolgen.

3.: Datensicherung

Der Gerichtsvollzieher hat mindestens wöchentlich alle Veränderungen des Datenbestandes durch Überspielen auf einen anderen maschinenlesbaren Datenträger (z. B. Diskette, CD, DVD, externe Festplatte) zu sichern. Gleiches gilt für Daten, die während des Außendienstes auf zugelassenen Medien (z. B. Pocket-PC, Notebook oder Laptop) gespeichert wurden. Der Gerichtsvollzieher ist dafür verantwortlich, dass eventuell verloren gegangene Daten jederzeit wieder hergestellt werden können.

4.: Datenschutz

Der Gerichtsvollzieher hat beim Einsatz des Gerichtsvollzieherprogramms für die Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu sorgen. Insbesondere sind personenbezogene Daten durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen vor Einsichtnahme und Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen (Art. 7 des Bayerischen Datenschutzgesetzes).

5.: Zugangsdaten

Die Zugangsdaten zum EDV-System des Gerichtsvollziehers (Benutzername, Kennwort) sowie Zugangsdaten für andere dienstliche Programme und Änderungen von Kennwörtern sind der Dienstaufsicht bekannt zu geben und dort in geeigneter Form verschlossen aufzubewahren.

Das Dienstkonto muss, für den Fall der Abwesenheit des Gerichtsvollziehers, für die Dienstaufsicht zugänglich gestaltet werden.

6.: Geschäftsprüfung

Die Vorschriften über die Geschäftsprüfung gemäß § 99 GVO bleiben unberührt. Bei der Geschäftsprüfung ist auch auf die ordnungsgemäße Verwendung von Datenverarbeitungsausdrucken, auf die eingesetzten Programmversionen und auf die Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu achten.

Stellt der Prüfungsbeamte fest, dass in den DV-Verfahren von Dienstvorschriften abgewichen wird, teilt er dies auch der Gemeinsamen IT-Stelle der bayerischen Justiz mit.

7.: Empfehlungen zur Beschaffung

Der Programmhersteller sollte vertraglich verpflichtet werden, bei Änderung der Dienstvorschriften oder bei Einführung und Änderung amtlicher Vordrucke umgehend die erforderlichen Programmänderungen vorzunehmen und gegebenenfalls die Zustimmung zur Verwendung herbeizuführen.

Ferner sollten vertragliche Vereinbarungen zur regelmäßigen Wartung, Behebung von Störungen sowie zur Pflege der Programme getroffen werden (Servicevertrag). In diesen Servicevertrag sollte ein Passus aufgenommen werden, der regelt, was im Falle der Nichtzulassung des Programms zu geschehen hat.

8.: Inkrafttreten

Diese Verwaltungsanordnung tritt am 1. April 2010 in Kraft. Mit Ablauf des 31. März 2010 tritt die Verwaltungsanordnung vom 24. Januar 2007 (JMBl S. 30) außer Kraft.

Anlagen

Veröffentlichung JMBl. 2010/03 S. 26 vom 16.03.2010

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