Veröffentlichung BayMBl. 2019 Nr. 315 vom 21.08.2019

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Budgetierung der Leistungen für den notwendigen Schulaufwand
an privaten Förderschulen und an privaten Schulen für Kranke

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus

vom 1. August 2019, Az. III.7-BH4705/5/34

¹Die Spitzabrechnung des Schulaufwands wird mit Ausnahme der Baukosten für Schulen, die an der verbesserten Förderung nach Art. 34a Bayerisches Schulfinanzierungsgesetz (BaySchFG) teilnehmen, durch das Budgetierungsverfahren ersetzt. ²Die Besonderheiten der einzelnen Förderschulen und Schulen für Kranke können durch die Budgetierung berücksichtigt werden. ³Das Budget sollte möglichst viele Kostengruppen umfassen und wird dem Schulträger zur eigenständigen Bewirtschaftung zugewiesen.
⁴Mit der Budgetierung soll ein Anreiz zu wirtschaftlichem Verhalten gegeben werden.

1.Geltungsbereich

¹Diese Bekanntmachung gilt für private Förderschulen, einschließlich deren Schulvorbereitenden Einrichtungen nach Art. 22 Abs. 1 Satz 2 Bayerisches Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) und private Schulen für Kranke, die an der Förderung nach Art. 34a BaySchFG teilnehmen. ²Die Umstellung erfolgt im Rahmen der Arbeitskapazitäten der zuständigen Regierungen schrittweise.

³Für Schulen, die nicht an der Förderung nach Art. 34a BaySchFG teilnehmen, erhalten die privaten Schulträger grundsätzlich weiterhin Leistungen für den Schulaufwand nach Art. 34 BaySchFG. ⁴Für diese Schulen besteht die Möglichkeit durch Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung am Budgetierungsverfahren teilzunehmen. ⁵Gleiches gilt für die Schulvorbereitenden Einrichtungen die nicht von Satz 1 erfasst sind.

2.Umfang der Budgetierung

Die Budgetierung umfasst die in der Anlage aufgelisteten Kostengruppen.

3.Besonderheiten zu einzelnen Kostengruppen

3.1Mieten und Erbbauzinsen ohne Neben- und Betriebskosten (Nr. 3.10)

¹Die Ausgaben für Mieten und Erbbauzinsen können innerhalb des Budgets abgerechnet werden. ²Notwendige und angemessene Erhöhungen der Mieten und Erbbauzinsen sind im Budget zu berücksichtigen. ³Ausgabensteigerungen sind stets zu begründen.

3.2Kosten für Unterhalt, Ersatz und Ergänzung der Ausstattung; Aufwendungen für die Instandhaltung und Instandsetzung des Schulgebäudes und der Außen- und Freisportanlagen; Einzelanschaffungen für die Erstausstattung (Nr. 3.12)

¹Einzelanschaffungen bzw. Einzelmaßnahmen mit notwendigen Kosten bis unter 5.000 Euro werden im Budget berücksichtigt. ²Beschaffungen einzelner Gegenstände bzw. Einzelmaßnahmen ab 5.000 Euro sind vom Budget ausgenommen und werden als einmaliger Schulaufwand im Rahmen einer Einzelbelegprüfung außerhalb des Budgets abgerechnet.

³Im Rahmen der Erstbudgetbildung wird für diese Kostengruppe ein Sockelbetrag gebildet. ⁴Dieser berechnet sich grundsätzlich anhand der durchschnittlichen Aufwendungen (Anschaffungen einzelner Gegenstände bis unter 5.000 Euro) aus den für die Bildung des Erstbudgets maßgeblichen drei Jahren (Nr. 5.1). ⁵Dieser Sockelbetrag kann nach Maßgabe der Nr. 5.2 fortgeschrieben werden.

3.3Kosten der notwendigen Schülerbeförderung (Nrn. 2.3, 2.4 und 3.13)

¹Bei gleichförmigem Verlauf der notwendigen Schülerbeförderungskosten können die Kostengruppen im Benehmen mit dem Schulträger in das Budget mit aufgenommen werden. ²Budgetreste aus der Schülerbeförderung können nur für diese Kostengruppen verwendet werden. ³Die Abrechnung der Schülerbeförderungskosten außerhalb des Budgets erfolgt in einem vereinfachten Verfahren, für das eine eigene Regelung getroffen wird.

3.4Lernmittel (Nr. 3.6)

¹Für die hier entstehenden Aufwendungen wird den Schulträgern auf Antrag bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen ein separater Zuschuss gem. Art. 46 i.V.m. Art. 22 Abs. 1 BaySchFG außerhalb der Abrechnung des Schulaufwands gewährt. ²Hinsichtlich der Materialkosten für den Hauswirtschafts-, Handarbeits- und Werkunterricht nach § 17 Abs. 6 der Verordnung zur Ausführung des Bayerischen Schulfinanzierungsgesetzes (AVBaySchFG) verbleibt es bei der Zuordnung zu dieser Kostengruppe innerhalb des Budgets.

4.Antrag

Die Schulträger haben bis spätestens 30. Juni die Zuweisung des Budgets für das kommende Haushaltsjahr unter Darlegung des erwarteten Mittelbedarfs bzw. des Voranschlags zu beantragen.

5.Festlegung der Höhe des Budgets

5.1Erstmalige Festlegung der Höhe des Budgets

¹Bei der erstmaligen Festlegung des Budgets wird das letzte abgeschlossene Haushaltsjahr als Basis genommen. ²In der Regel handelt es sich hierbei um das Haushaltsjahr, das zwei Jahre vor dem erstmalig budgetierten Haushaltsjahr liegt. ³Darüber hinaus sind die Abrechnungen der beiden diesem Haushaltsjahr vorausgehenden Haushaltsjahre als Entscheidungsgrundlage einzubeziehen.

5.2Fortschreibung des Budgets

¹Grundlage für die Fortschreibung des Budgets ist grundsätzlich das Ergebnis des vorletztjährigen Budgets (Basisjahr) unter Berücksichtigung des Budgets des Vorjahres. ²Bei der Fortschreibung sind eventuelle weitere Entwicklungen (z. B. Schülerzahlen, Ausschreibungsergebnisse) zu beachten.

³Größere Abweichungen zwischen dem Budgetvoranschlag und dem Ergebnis des vorletztjährigen Budgets für die jeweilige Kostengruppe (laut Verwendungsnachweis) sind zu begründen.

⁴Eine besondere Begründung bedarf es auch dann, wenn die prozentuale Erhöhung des Voranschlags für die jeweilige Kostengruppe gegenüber der letzten Festsetzung des Kostenansatzes (d. h. Budget des Vorjahres) den Anstieg des Verbraucherpreisindexes in Bayern des Vorvorjahres übersteigt. ⁵Der Indexwert wird vom Staatsministerium für Unterricht und Kultus (Staatsministerium) bekanntgegeben. ⁶Kostenerhöhungen innerhalb des Indexwertes können grundsätzlich ohne weitere Begründung akzeptiert werden. ⁷Für die Personalausgaben des trägereigenen Hauspersonals (Schulhausmeister und Reinigungspersonal) sind als Maßstab, hiervon abweichend, die Entgelterhöhungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) heranzuziehen. ⁸Umstände, die einen verminderten oder erhöhten Mittelbedarf erwarten lassen (z. B. Verringerung der Schüler- und Klassenzahlen, Änderung bei Kostenverteilungssätzen) sind bei der Antragstellung anzugeben und im Voranschlag (Haushalts- und Wirtschaftsplan) des Budgets zu berücksichtigen.

5.3Mehrjährige Budgets

¹Der Schulträger kann bei gleichförmigem Kostenverlauf über mehrere Jahre die Festsetzung eines mehrjährigen Budgets beantragen. ²Bei der erstmaligen Festlegung eines mehrjährigen Budgets sollte ein Budgetzeitraum von drei Jahren nicht überschritten werden. ³Grundlage für die Festlegung eines mehrjährigen Budgets sind grundsätzlich das Ergebnis des vorletztjährigen Budgets (Basisjahr) sowie das Budget des Vorjahres unter Berücksichtigung eventuell erwarteter weiterer Entwicklungen (z. B. Schülerzahlen, Ausschreibungsergebnisse) in den zu vereinbarenden Budgetjahren. ⁴Erhebliche Abweichungen zwischen den Budgetvoranschlägen und dem Ergebnis des vorletztjährigen Budgets (lt. Verwendungsnachweis) sowie des Budgets des Vorjahres sind zu begründen (vgl. Nr. 5.2).

⁵Einer besonderen Begründung bedarf es auch dann, wenn die beantragte Ausgabenerhöhung für eine Kostengruppe im Vergleich zum Budgetanschlag des Vorjahres prozentual den Anstieg des Verbraucherpreisindexes in Bayern des Vorvorjahres übersteigt. ⁶Der Verwendungsnachweis (Nr. 8) ist jährlich bei der Regierung einzureichen.

5.4Budgetvereinbarung

¹Die Regierung vereinbart mit dem Schulträger das Budget (vgl. Art. 54 Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz – BayVwVfG). ²Falls es zu keiner Einigung kommt, setzt die Regierung das Budget mit Bescheid fest. ³In die Vereinbarung bzw. in den Budgetbescheid sind unter Berücksichtigung der AVBaySchFG die gegebenenfalls erforderlichen Hinweise bzw. Nebenbestimmungen mit aufzunehmen. ⁴Individuelle Zusatzvereinbarungen über Berechnungsgrundlagen, Kostenaufteilungen und Abweichungen aufgrund von Besonderheiten sind in der Budgetvereinbarung oder im Budgetbescheid festzuhalten. ⁵Auf eine Fortschreibung der Anteilssätze, insbesondere bei Raumveränderungen und Umnutzungen, ist zu achten.

⁶Das Gesamtbudget wird in zwölf Monatsraten je Haushaltsjahr an den Schulträger ausgezahlt. ⁷Aufgrund unterschiedlicher Haushaltstitel, die ggf. das Budget betreffen, können die monatlichen Raten aufgeteilt sein.

⁸Bei Rechtsstreitigkeiten soll von der Möglichkeit der Mediation durch Güterichterinnen und Güterichter an den Bayerischen Verwaltungsgerichten und am Bayerischen Verwaltungsgerichtshof Gebrauch gemacht werden.

6.Nachverhandlungen

¹Ereignisse, die zu unvorhersehbaren und unaufschiebbaren Aufwendungen führen und trotz Ausschöpfung aller Einsparungsmöglichkeiten (einschließlich evtl. Budgetreste) zu einer Überschreitung des Gesamtbudgets um mindestens fünf v.H. führen, können zum Gegenstand von Nachverhandlungen gemacht werden. ²Im Rahmen der Nachverhandlung hat der Schulträger der Regierung unter Bezugnahme auf die betroffenen Kostengruppen die Gründe für die Budgetüberschreitung plausibel nachzuweisen und als Nachweis für die angefallenen Aufwendungen die Rechnungsbelege zur Einzelbelegprüfung vorzulegen.

³In Ausnahmefällen kann die Regierung auch wegen außergewöhnlicher Ausgabensteigerungen bei einzelnen Kostengruppen, die der Träger nicht beeinflussen kann, unter der Voraussetzung, dass alle Einsparungsmöglichkeiten (einschließlich evtl. Budgetreste) ausgeschöpft sind, Nachverhandlungen zulassen, auch wenn wegen der entstandenen Mehrkosten das Gesamtbudget um weniger als fünf v.H. überschritten worden ist. ⁴Auch in diesen Fällen hat der Schulträger der Regierung im Zusammenhang mit der Nachverhandlung die für die außergewöhnliche Kostensteigerung verantwortlichen Gründe plausibel nachzuweisen und als Nachweis für die bei der betroffenen Kostengruppe angefallenen Aufwendungen die Rechnungsbelege zur Einzelbelegprüfung vorzulegen. ⁵Selbst bei Nachweis sollen fünf v.H. der bei der betroffenen Kostengruppe durch die jeweilige Ausgabensteigerung entstandenen Mehrkosten vom Schulträger selbst getragen werden.

7.Budgetreste

¹Nicht verausgabte Beträge können bis zur Höhe von maximal fünf v.H. des Gesamtbudgets des Abrechnungsjahrs auf das nächste und das übernächste Haushaltsjahr übertragen werden.

²Dabei ist Art. 45 Abs. 2 der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO) maßgebend, wonach bei (übertragbaren, somit also auch budgetierten) Ausgaben zwar Budgetreste gebildet werden dürfen, diese jedoch nur bis zum Ablauf des dem Haushaltsjahr der Resteentstehung folgenden übernächsten Haushaltsjahrs verfügbar bleiben. ³Der Budgetrest ist dabei außerhalb des Budgetanschlags der Haushaltsjahre, für die er verfügbar bleibt, auszuweisen.

⁴Die Budgetreste werden zur Anrechnung bei Nachverhandlungen, zur Verrechnung mit Budgetüberschreitungen und für die Begleichung von schulnotwendigen Ausgaben verwendet.

⁵Der Budgetrest kann darüber hinaus auch für Schulaufwand im Sinne des Art. 3 BaySchFG verwendet werden. ⁶Soweit die Anschaffung den Mindestaufwand an entsprechenden staatlichen Schulen übersteigt, dürfen hierdurch keine Folgekosten in den künftigen Budgets entstehen. ⁷Bei Nachverhandlungen (Nr. 6) wird dem Schulträger die Verwendung eines Budgetrests für nicht notwendigen Schulaufwand grundsätzlich angerechnet.

⁸Sofern nicht realisierte Ausgaben in das kommende Haushaltsjahr verschoben worden sind oder der Grund der Einsparung schon bei der Festsetzung des Budgets bekannt gewesen ist, können diese nicht verausgabten Beträge nicht als Budgetrest betrachtet werden und gelten nicht als Einsparung (keine Doppelveranschlagung).

⁹Nicht verausgabte Beträge, die fünf v.H. des Gesamtbudgets überschreiten, sind zum Ende des Kalenderjahres zurückzuzahlen bzw. mit der Budgetrate des kommenden Budgetjahres zu verrechnen. ¹⁰Bei der Festsetzung des zukünftigen Budgets sind die festgestellten Minderkosten zu berücksichtigen.

8.Nachweis der Verwendung

¹Nach Abschluss des Haushaltsjahres erstellt der Schulträger bis spätestens 31. März eine Abrechnung. ²Der Nachweis der Verwendung (einschließlich etwaiger Budgetreste) gegenüber der Regierung erfolgt mittels einfachen Verwendungsnachweises durch Vorlage der Jahresabrechnung, gegliedert nach den Kostengruppen gemäß der Anlage (in entsprechender Anwendung von Nr. 10 der VV zu Art. 44 BayHO) mit Verwendungsbestätigung. ³Der Schulträger hat dabei folgende Erklärung abzugeben:

„In Kenntnis der strafrechtlichen Bedeutung unvollständiger oder falscher Angaben wird versichert, dass die Einnahmen vollständig angegeben und die nachgewiesenen Ausgaben tatsächlich entstanden und notwendig im Sinne des Art. 34 bzw. des Art. 34a BaySchFG sowie entsprechend der Budgetregelung für die ______________________ (Name der Schule) verwendet wurden.“

⁴Die Pflicht zur Vorlage der einzelnen Belege entfällt damit in der Regel.

⁵Die Bücher und Aufzeichnungen, Belege und sonstige Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. ⁶Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden.
⁷Bei der Speicherung ist sicherzustellen, dass die Informationen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungsfristen vorgehalten und jederzeit in lesbarer Form und gegliedert nach den Kostengruppen gemäß Anlage wiedergegeben werden können (vgl. § 147 der Abgabenordnung). ⁸Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen. ⁹Auf Verlangen hat der Schulträger die Unterlagen in Papierform (gegliedert nach den Kostengruppen gemäß Anlage) vorzulegen.

9.Prüfung des einfachen Verwendungsnachweises durch die Regierung

¹Zur Prüfung der einfachen Verwendungsnachweise entsprechend Nr. 11 der VV zu Art. 44 BayHO ist die Regierung zuständig. ²Dabei hat sie aus den eingegangenen Verwendungsnachweisen eine stichprobenweise Auswahl herauszugreifen und entsprechend Nr. 11 der VV zu Art. 44 BayHO zu prüfen.

³Die Regierung führt nach eigenem Ermessen, mindestens aber im Umfang von zehn v.H. der Schulen, Stichprobenkontrollen durch. ⁴Um die finanziellen Planungsgrößen an einer Schule mit den tatsächlichen Verhältnissen vor Ort abgleichen zu können, sollte nach Abschluss der Abrechnungs- und Umstellungsphase alle zehn Jahre eine Komplettprüfung durchgeführt werden. ⁵Unbenommen hiervon ist das Prüfungsrecht des Staatsministeriums, der staatlichen Rechnungsprüfungsämter und des Bayerischen Obersten Rechnungshofs beim Schulträger.

10.Rückforderung von Mitteln

Die Regierungen können nicht nach den öffentlich-rechtlichen Vorschriften oder entgegen der Budgetvereinbarung eingesetzte Mittel, Überzahlungen sowie ohne Rechtsgrund gewährte Leistungen von den Schulträgern unter Beachtung des Budgetierungskonzepts zurückfordern.

11.Übergangsregelung

Schulträger, die bereits mit ihren Schulen am Modellversuch zur Erprobung des Konzepts der Budgetierung der Leistungen für den Schulaufwand teilnehmen, sollen nach Maßgabe dieser Bekanntmachung in das neue Verfahren übergeleitet werden.

12.Inkrafttreten

Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom 1. August 2019 in Kraft und findet bereits für die Budgets für das Jahr 2020 Anwendung.

Herbert Püls

Ministerialdirektor

Anlage zu Nr. 2 – Umfang der Budgetierung:

1.

Einnahmen

1.1

Einnahmen aus Vermietung, Verpachtung und Nutzung der Schulanlage

1.2

Erlös aus dem Verkauf unbrauchbar oder entbehrlich gewordener Geräte, Ausstattungsgegenstände, Bücher, Drucksachen, Akten, Altstoffe und dergleichen

1.3

Erstattung von Verwaltungskosten (Telefongebühren und dergleichen)

1.4

Beiträge Dritter (von Stiftungen oder aufgrund von Verträgen)

1.5

Sonstige Einnahmen

2.

Personalausgaben

2.1

Hausmeister der Schule

2.2

Reinigungspersonal der Schule

2.3

Fahrpersonal für den Schulbus

2.4

Aufsichtspersonal und Begleitpersonal für den Schulbus

2.5

Sonstige Ausgaben (Fortbildungsmaßnahmen, Reisekosten und dergleichen)

3.

Sachausgaben

3.1

Geschäftsbedürfnisse (Bürobedarf, Formulare und dergleichen)

3.2

Post- und Fernmeldegebühren

3.3

Lehrerbücherei

3.4

Schülerbücherei

3.5

Lehrmittel

3.6

Lernmittel

3.7

Heizung

3.8

Strom (Beleuchtung) und Wasser

3.9

Reinigung (ohne Kosten für trägereigenes Reinigungspersonal)

3.10

Mieten, Erbbauzinsen

3.11

Versicherungen, Steuern, Abgaben

3.12

Unterhalt, Ersatz und Ergänzung der Ausstattung der Schule; Instandhaltung und Instandsetzung des Schulgebäudes und der Außen- und Freisportanlagen; Einzelanschaffungen für die Erstausstattung

3.13

Kosten der notwendigen Beförderung der Schülerinnen und Schüler auf dem Schulweg

a)

Sachaufwand für den Betrieb trägereigener Fahrzeuge

b)

Leistungen an Dritte (Unternehmer)

3.14

Sonstige Ausgaben wie Benutzungsgebühren, Aufwendungen für Elternbeiräte, Sachverwaltergebühren usw.