Veröffentlichung BayMBl. 2019 Nr. 475 vom 13.11.2019

2003.4-J

Dienstvereinbarung über den Einsatz eines elektronischen
Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems im
Bayerischen Staatsministerium der Justiz und in den Verwaltungen der
Gerichte und Staatsanwaltschaften sowie im Justizvollzug

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz

vom 18. Oktober 2019, Az. B4 - 1500E - VI - 11559/2018

Die Dienstvereinbarung fokussiert auf die in den Verwaltungen im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz einheitlich genutzte zentrale Dokumentenablage (elektronische Akte), die Vorgangsbearbeitung (z. B. elektronische Zeichnung) und den elektronischen Laufweg (Workflow). Dabei kann der zur Verfügung gestellte elektronische Schreibtisch genutzt werden. Aufgrund der unmittelbaren Auswirkung auf die organisatorischen Arbeitsabläufe in Abhängigkeit vom jeweiligen Einsatzzweck und
-umfang können innerhalb der einzelnen, dem Ressort zugehörigen Behörden gesonderte Vereinbarungen getroffen werden.

Das Bayerische Staatsministerium der Justiz (StMJ), der Hauptpersonalrat bei dem Bayerischen Staatsministerium der Justiz, der Hauptrichterrat der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Hauptstaatsanwaltsrat (im Folgenden: Hauptpersonalvertretungen) schließen gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) sowie Art. 27 Abs. 5, Art. 17 Abs. 4 und Art. 37 Abs. 1 des Bayerischen Richter- und Staatsanwaltsgesetzes (BayRiStAG) nach Anhörung der Hauptvertrauensperson der schwerbehinderten Richterinnen und Richter und der Hauptvertrauensperson der schwerbehinderten Beschäftigten zur Gewährleistung der schutzwürdigen Interessen und Belange der Bediensteten folgende Dienstvereinbarung:

1.Gegenstand und Geltungsbereich

1.1

Gegenstand der Dienstvereinbarung ist die Einführung und Anwendung des elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (eGov-Suite Bayern) für die Verwaltungen im Geschäftsbereich des StMJ. Auf der Basis des Produkts „eGov-Suite Bayern“ der Firma Fabasoft können die Behörden den einheitlichen Standard in der jeweils freigegebenen Version innerhalb der vom Programm zur Verfügung gestellten Möglichkeiten ihren spezifischen Bedürfnissen anpassen. Über diese Dienstvereinbarung hinausgehende Rechte der für die jeweilige Behörde zuständigen Personalvertretungen bleiben davon unberührt und sind zu beachten.

1.2

Diese Dienstvereinbarung regelt die Einführung und Benutzung der eGov-Suite Bayern. Sie dient der ordnungsgemäßen und für alle Beteiligten erfolgreichen Anwendung der elektronischen Akte.

2.Ziele und Grundsätze der eGov-Suite Bayern

2.1

Mit Einführung der eGov-Suite Bayern soll allen Bediensteten die elektronische Bearbeitung, die elektronische Ablage von Schriftgut und der elektronische Laufweg ermöglicht werden. Dabei kann auch der elektronische Schreibtisch verwendet werden. Die Aktenführung soll vereinheitlicht und damit die Effektivität und Transparenz des Verwaltungshandelns verbessert werden.

2.2

Die Akzeptanz für die Nutzung der eGov-Suite Bayern soll bei allen Bediensteten durch eine umfassende Information und Beteiligung erreicht werden. Die Bediensteten werden durch Einführungsschulungen und sonstige Informationen (z. B. Anleitungen, Handbücher etc.) mit der Handhabung der eGov-Suite Bayern frühzeitig und benutzergerecht vertraut gemacht.

3.Grundlagen

3.1

Behördenübergreifende konzeptionelle, fachliche und (software-)technische Grundlage der eGov-Suite Bayern ist die Standardsoftware „Fabasoft eGov-Suite Bayern“ in der jeweils freigegebenen Version.

3.2

Die Anwender haben über das Justiznetz Zugriff auf die eGov-Suite Bayern, die im Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung - IT-Dienstleistungszentrum - im Behördennetz betrieben wird.

3.3

Die eGov-Suite Bayern wird ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt.

4.Gestaltung der Arbeitsplätze

4.1

Für die Arbeit mit der eGov-Suite Bayern werden die Arbeitsplätze den gesicherten arbeitsmedizinischen und ergonomischen Erkenntnissen entsprechend ausgestattet. Die auf das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gestützten Rechtsverordnungen, insbesondere die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), sowie die jeweils gültigen Vorschriften über die Arbeitsbedingungen an Bildschirmgeräten sind zu beachten.

4.2

Die eGov-Suite Bayern erfüllt die Anforderungen der Bayerischen Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BayBITV). Die behindertengerechte und barrierefreie Einrichtung und Ausstattung der Arbeitsplätze von Bediensteten mit Behinderung ist vollständig sicherzustellen.

5.Verhaltens- und Leistungskontrolle

5.1

Mit der eGov-Suite Bayern werden keine Persönlichkeits- oder Leistungsprofile der einzelnen Bediensteten erstellt. Die eGov-Suite Bayern darf nicht als Mittel der individuellen Verhaltens- und Leistungskontrolle eingesetzt werden. In der eGov-Suite Bayern werden nur die für den Betrieb der eGov-Suite Bayern erforderlichen personenbezogenen Daten der Anwender erhoben und verarbeitet:

Titel (Dr.)
Vorname (Max)
Name (Mustermann)
Amts-/Dienstbezeichnung (Justizinspektor)
Funktionsbezeichnung (Kürzel des Sachbearbeiters)
Geschlecht und Briefanrede (m/w)
Login (mustermannmax@juwin.bayern.de)
Organisationseinheit (Referat/Abteilung)
Rolle in der Organisationseinheit (Sekretariat, Leiter)
Stellvertreter (Name)
Mandant (Behörde)
Dienstliche Adressdaten
Straße, PLZ, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer).

5.2

Innerhalb der eGov-Suite ist es möglich, im elektronischen Laufweg eine Frist für den Beginn und eine Frist für die Erledigung einer Aktivität (z. B. zur Einholung einer Stellungnahme) vorzugeben. Falls diese Frist von dem am Laufweg beteiligten Bediensteten nicht eingehalten wird, erhält der Laufwegersteller eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Eine Terminsetzung bei der Laufwegerstellung darf nur vorgenommen werden, wenn Fristen, z. B. für die Beantwortung einer Anfrage, einzuhalten sind. Die Benachrichtigung über abgelaufene Aktivitäten im elektronischen Laufweg dient nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Bediensteten, sondern soll lediglich die Fristüberwachung ermöglichen.

5.3

Ein Verstoß gegen Nr. 5.1 und Nr. 5.2 ist eine Verletzung der dienstlichen Pflichten. Soweit dennoch im Einzelfall eine individuelle Verhaltens- und Leistungskontrolle wegen eines durch konkrete Tatsachen begründeten Verdachts auf einen dienst-, arbeits-, datenschutz- oder strafrechtlichen Verstoß oder auf Begehung einer Ordnungswidrigkeit erforderlich ist, ist der/die Bedienstete vor Beginn über den Umfang und den Zweck der Maßnahme zu unterrichten und ggf. zur Stellungnahme aufzufordern, soweit nicht Gründe der Unaufschiebbarkeit oder der Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Maßnahme (z. B. strafrechtliche oder disziplinarrechtliche Ermittlungen) entgegenstehen. Die zuständige Personalvertretung ist unverzüglich zu unterrichten, soweit dies durch die Betroffene bzw. den Betroffenen beantragt wird. Die/der Betroffene ist hierüber zu belehren. Nach Beendigung der Maßnahmen sind die/der Betroffene sowie die von ihr/ihm eingeschaltete Personalvertretung über den Ausgang der Maßnahme zu unterrichten. Auswertungen sind nach Gebrauch unverzüglich zu vernichten, soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen.

6.Datenschutz

Die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG), anderer Datenschutzvorschriften und die Maßgaben der datenschutzrechtlichen Freigaben der eGov-Suite Bayern (ehemals ELDORA) vom 29. März 2007, 20. Dezember 2011 und 11. August 2017 sind zu beachten. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass sie Unbefugten nicht zur Kenntnis gelangen können. Die verarbeitungs- und nutzungsberechtigten Personengruppen sind in der datenschutzrechtlichen Verfahrensbeschreibung¹ unter Nr. 7 festgelegt.

7.Protokollierung, Versionierung

7.1

In der eGov-Suite Bayern wird jede Protokollierung unterlassen, soweit sie nicht aus fachtechnischen, rechtlichen oder aus Gründen der Revisionssicherheit zwingend erforderlich ist. Die Dienstvereinbarung über die Protokollierung und Auswertung der bei der Protokollierung anfallenden Daten in allen Bereichen der Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt. Die benutzerübergreifende, nicht personenbezogene Aufzeichnung und Auswertung quantitativer Daten von Verwaltungsvorgängen (z. B. Laufzeit, Bearbeitungszeit, Erledigungsart, Quotient aus Ist- und Sollnutzerzahlen, Anzahl der elektronisch registrierten Schriftstücke) ist, soweit diese für das Verwaltungscontrolling erforderlich ist, möglich.

7.2

Im Rahmen der Arbeit mit der eGov-Suite Bayern wird die Dauer der Bearbeitung durch den einzelnen Sachbearbeiter nicht angezeigt. Aus dem elektronischen Laufweg kann entnommen werden, wann der Bedienstete die Aktivität in der eGov-Suite erledigt bzw. dort gezeichnet hat (Datum und Uhrzeit). Diese Protokollierung dient allein als Nachweis des ordnungsgemäßen Programmbetriebs und zur Wahrung der Aktenvollständigkeit und -nachvollziehbarkeit gemäß § 18 Abs. 1 sowie § 24 Abs. 2 der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO).

7.3

Der Schreibtisch der Anwendung kann freiwillig genutzt und individuell gestaltet werden (z. B. Ablage von Musterdokumenten). Ein Zugriff von Dritten bzw. eine Übertragung auf Dritte ist ohne Einwilligung des Bediensteten nicht zulässig.

7.4

Die Vergabe und Änderung von Rollen und der damit verbundenen Zugriffsberechtigungen wird automatisch dokumentiert. Diese Protokollierungsdaten können vom zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten und den zuständigen Personalvertretungen auf Verlangen eingesehen werden.

8.Rechte der Personalvertretungen

8.1

Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit das Recht auf Auskunft und Information in allen den Einsatz der eGov-Suite Bayern betreffenden Fragen, soweit es zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Hiervon unberührt bleiben entsprechende Rechte der Personalvertretungen bei den Anwendungsbehörden in deren Zuständigkeitsbereich.

8.2

Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle das System betreffenden Unterlagen, soweit es zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

8.3

Die Hauptpersonalvertretungen werden auf Anfrage jederzeit über die Planungen bzw. den aktuellen Stand des Einführungsprojektes informiert.

8.4

Die einführenden Behörden haben die jeweils zuständigen Personalvertretungen rechtzeitig und umfassend zu informieren. Die zuständigen Personalvertretungen erhalten jederzeit Gelegenheit, sich von der Einhaltung der Regelungen dieser Dienstvereinbarung zu überzeugen. So sind z. B. Auswertungen im Sinne von Nr. 5 den Personalvertretungen der auswertenden Behörde im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben auf Verlangen zu übermitteln.

9.Inkrafttreten

9.1

Die Dienstvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung in Kraft. Sie kann von jeder Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. In diesem Fall gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung weiter.

9.2

Einvernehmliche Änderungen der Dienstvereinbarung sind jederzeit möglich und bedürfen der Schriftform.

9.3

Soweit einzelne Regelungen der Dienstvereinbarung aufgrund anderer rechtlicher Regelungen unwirksam sind, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen dadurch nicht berührt.

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¹ Abrufbar unter http://eakte.bybn.de/mam/eakte_einfuehren/verfahrensbeschreibung_2017-02-24.pdf