Veröffentlichung BayMBl. 2020 Nr. 515 vom 09.09.2020

2210.1.1-WK

Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter
an Hochschulen (Drittmittelrichtlinien – DriMiR)

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst

vom 21. August 2020, Az. R.1-H2222.3/1

Die Einwerbung von Drittmitteln durch die bayerischen Hochschulen ist im Rahmen der geltenden Gesetze ausdrücklich erwünscht. Die nachfolgenden Richtlinien sollen den Hochschulmitgliedern und Hochschulverwaltungen Hilfestellungen zur rechtmäßigen Vorgehensweise geben. Die Umsetzungshinweise dieser Drittmittelrichtlinien beziehen sich ausschließlich auf die Bestimmungen des Bayerischen Hochschulgesetzes (BayHSchG); andere öffentlich-rechtliche Bestimmungen sind hiervon nicht betroffen.

Zuwendungen an Hochschulen dürfen nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften erfolgen. Sie dürfen insbesondere nicht angenommen werden, wenn damit Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen der Hochschule genommen werden soll (Trennungsprinzip). Die Hochschulen sind im Einklang mit dem EU-Recht verpflichtet, die Vorgaben des Unionsrahmens für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (2014/C-198/01), Amtsblatt der Europäischen Union vom 27. Juni 2014 (im Folgenden: Unionsrahmen), zur Vermeidung einer Verfälschung des Wettbewerbs durch Begünstigung bestimmter Unternehmen, insbesondere hinsichtlich der Trennungsrechnung, einzuhalten. Insbesondere bei der Einwerbung von privaten Drittmitteln ist sicherzustellen, dass sämtliche der Hochschule während der Laufzeit und gegebenenfalls nach Abschluss des Projekts entstehenden Kosten gedeckt sind (Kostendeckungsprinzip). Auf den KMK-Leitfaden zur Unterscheidung wirtschaftlicher und nichtwirtschaftlicher Tätigkeit von Hochschulen (KMK-IIIc-4120/6.1.2) wird hingewiesen.

Sämtliche Leistungen an die Hochschulen sowie etwaige Gegenleistungen müssen schriftlich fixiert werden. Die Unterlagen sind unter Beachtung der bestehenden gesetzlichen Fristen aufzubewahren (Dokumentationsprinzip). Die rechtlichen und tatsächlichen Leistungsbeziehungen zwischen Drittmittelgeber und Drittmittelempfänger müssen offengelegt werden (Transparenzprinzip). Dies gilt insbesondere für Kooperationen zwischen Hochschulen und privaten Wirtschaftsunternehmen.

Die Hochschulen sind verpflichtet und angehalten, den Bereich der Wissenschaft vor politischer, gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Einflussnahme zu schützen und den fairen wissenschaftlichen Wettbewerb zu ermöglichen.

Unternehmen sind bei der Zusammenarbeit mit Hochschulen insbesondere auf den Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen angewiesen. Die Hochschulen haben sicherzustellen, dass Wettbewerber keine Rückschlüsse auf Marktstrategien sowie auf aktuelle und zukünftige Forschungsprojekte von Drittmittelpartnern ziehen können. Gleichzeitig muss dieses Interesse des privaten Drittmittelgebers mit dem berechtigten Interesse der Öffentlichkeit an einer einflussfreien Forschung und Lehre in Einklang gebracht werden.

In Ausführung des Art. 8 des Bayerischen Hochschulgesetzes (BayHSchG) vom 23. Juni 2006 (GVBl. S. 245, BayRS 2210-1-1-WK), das zuletzt durch § 1 des Gesetzes vom 24. Juli 2020 (GVBl. S. 382) geändert worden ist, erlässt das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst im Einklang mit diesen Prinzipien die folgenden Richtlinien:

1.Geltungsbereich

1.1

Diese Verwaltungsvorschriften gelten für die Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Drittmitteln im Sinne der Nrn. 2.1 und 2.3 an den staatlichen Hochschulen in Bayern sowie an den Universitätsklinika.

1.2

Für die Drittmitteleinwerbung im Bereich eines Universitätsklinikums tritt dessen Leitung an die Stelle der Hochschulleitung im Sinne dieser Richtlinien, soweit ihr die Verwaltung der Drittmittel übertragen ist; im Übrigen gilt Art. 2 des Bayerischen Universitätsklinikagesetzes.

1.3

Für das Deutsche Herzzentrum gelten diese Verwaltungsvorschriften entsprechend.

2.Begriffsbestimmungen

2.1

Drittmittel

Drittmittel sind alle geldwerten Vorteile (Geld-, Sach- oder sonstige Leistungen), die die Hochschule zusätzlich zu den aus dem bayerischen Staatshaushalt zur Verfügung gestellten Mitteln zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach Art. 2 BayHSchG von öffentlichen und privaten Stellen erhält.

2.1.1

Öffentliche Drittmittel

Öffentliche Drittmittel im Sinne dieser Richtlinien sind Drittmittel im Sinne der Nr. 2.1, die

• von Rechtssubjekten des öffentlichen Rechts oder
• unmittelbar oder mittelbar aus öffentlichen Mitteln

stammen; die Regelung der Nr. 3.1.1 bleibt unberührt.

2.1.2

Private Drittmittel

Private Drittmittel im Sinne dieser Richtlinien sind Drittmittel, die nicht unter Nr. 2.1.1 fallen.

2.2

Drittmittelforschung und Lehre

¹Forschung und Lehre mit Drittmitteln im Sinne der Nrn. 2.1 und 2.3 liegt vor, wenn Hochschulmitglieder, bei denen Forschung und Lehre Inhalt ihres Hauptamtes ist, im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Forschungs- und Lehrvorhaben durchführen, die nicht oder nicht vollständig aus den der Hochschule zur Verfügung gestellten staatlichen Haushaltsmitteln finanziert werden (Art. 8 Abs. 1 Satz 1 BayHSchG). ²Soweit die Hochschulmitglieder ihr Recht zur Drittmittelforschung bzw. Drittmittellehre wahrnehmen, gehören auch die Einwerbung, Verwendung und Verwaltung von Drittmitteln zu ihrem Hauptamt. ³Auf die Regelungen des Art. 57 BayBesG (Forschungs- und Lehrzulage) und die Vorschriften über die Ausübung von Nebentätigkeiten (BayNV, BayHSchLNV) wird hingewiesen.

2.3

Arten von Drittmitteln

Zu den Drittmitteln im Sinne der Nr. 2.1 zählen:

• Geld-, Sach- und sonstige Leistungen von öffentlicher oder privater Stelle, für die eine bestimmte vertraglich geschuldete Forschungs- oder Entwicklungsleistung von der Hochschule zu erbringen ist (Auftragsforschung).
• Geld-, Sach- und sonstige Leistungen von öffentlicher oder privater Stelle, für die ausschließlich Verwendungsnachweise, Abschlussberichte oder ähnliche Dokumentationsnachweise zu erbringen sind (z. B. Drittmittel für Grundlagenforschung).
• Geld-, Sach- und sonstige Leistungen von öffentlicher oder privater Stelle, für die sich die Hochschule verpflichtet, ein bestimmtes Forschungs- und Lehrangebot zu schaffen (z. B. Stiftungsprofessur).

2.4

Sonstige Zuwendungen

Die Einwerbung, Annahme, Verwaltung und Verwendung von Zuwendungen, die nicht unter Nr. 2.3 fallen, ist von der Hochschule zu regeln.

3.Einwerbung und Annahme

3.1

Öffentliche Drittmittel

3.1.1

Die Hochschulleitung kann allgemein oder im Einzelfall festlegen, dass Mittel bestimmter privater Drittmittelgeber öffentlichen Drittmitteln gleichstehen, wenn der private Drittmittelgeber nach seiner Satzung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken im Sinne des Abschnitts „steuerbegünstigende Zwecke“ der Abgabenordnung dient und seine Mittel entsprechend einem in der Wissenschaft anerkannten Verfahren vergibt.

3.1.2

¹Anträge auf Gewährung von öffentlichen Drittmitteln sind der Hochschulleitung oder der von ihr beauftragten Stelle innerhalb der Hochschule zuzuleiten. ²Die Hochschulleitung kann festlegen, ob und in welchen Fällen hierauf verzichtet werden kann. ³Dem Antrag sind alle zur Entscheidung notwendigen Angaben und Unterlagen beizulegen. ⁴Hierzu gehören insbesondere

• Name und Anschrift des Drittmittelgebers,
• Höhe und Zweckbestimmung der Mittel, bei Forschungsvorhaben die Dauer des Vorhabens sowie
• eine Erklärung über die während der Laufzeit und gegebenenfalls nach Abschluss entstehenden Folgekosten einschließlich einer Stellungnahme der Leitung der wissenschaftlichen Einrichtung, der das Hochschulmitglied angehört.

3.1.3

¹Der Bewilligungs- und Zuwendungsbescheid bzw. die Bewilligung- und Zuwendungsvereinbarung des Drittmittelgebers ist der Hochschulleitung oder der von ihr beauftragten Stelle innerhalb der Hochschule zuzuleiten. ²Diese entscheidet über die Annahme der Mittel und gibt die entsprechende Erklärung hierüber ab. ³Das einwerbende Hochschulmitglied darf hierzu nicht bevollmächtigt werden. ⁴Das Drittmittelangebot ist abzulehnen, wenn die Annahme gegen die gesetzlichen Vorschriften verstößt oder die Anforderungen des Unionsrahmens nicht eingehalten werden können. ⁵Es kann abgelehnt oder unter Auflagen angenommen werden bei einer Beeinträchtigung der Erfüllung anderer Aufgaben der Hochschule, einer Beeinträchtigung der Rechte und Pflichten anderer Personen oder bei einer nicht angemessenen Berücksichtigung entstehender Folgelasten (Art. 8 Abs. 4 BayHSchG).

3.2

Private Drittmittel

3.2.1

¹Für private Drittmittel im Sinne der Nr. 2.1.2 gelten die Vorgaben der Nrn. 3.1.2 und 3.1.3 entsprechend. ²Zusätzlich gelten die nachfolgenden Bestimmungen.

3.2.2

¹Das Hochschulmitglied muss die Hochschulleitung oder die von ihr beauftragte Stelle innerhalb der Hochschule frühzeitig über das Vorhaben der Einwerbung von privaten Drittmitteln informieren; hierzu zählt bereits die Aufnahme von Verhandlungen mit dem potenziellen privaten Drittmittelgeber. ² Das Angebot eines Dritten zur Bereitstellung von privaten Drittmitteln oder das Angebot eines Hochschulmitglieds zur Durchführung eines Projekts im Sinne der Nr. 2.2 ist der Hochschulleitung oder der von ihr beauftragten Stelle innerhalb der Hochschule unverzüglich zuzuleiten. ³Es sind alle zur Entscheidung über die Annahme oder Abgabe eines Angebots notwendigen Angaben und Unterlagen vorzulegen. ⁴Hierzu gehören insbesondere

• die Angaben nach Nr. 3.1.2 Satz 4,
• eine Erklärung, ob und gegebenenfalls in welcher Form das die privaten Drittmittel einwerbende Hochschulmitglied an Beschaffungsvorgängen, die Produkte oder Dienstleistungen des Drittmittelgebers betreffen, mitwirkt,
• eine Erklärung, ob und gegebenenfalls welche anderweitigen vertraglichen oder geschäftlichen Beziehungen mit dem privaten Drittmittelgeber bestehen,
• eine Erklärung darüber, dass weitere Nebenabreden nicht vorliegen.

⁵Die Hochschulleitung oder die von ihr beauftragte Stelle innerhalb der Hochschule kann weitere Angaben und Unterlagen verlangen. ⁶Die Erklärungen einschließlich des Angebots sind zu den Akten zu nehmen. ⁷Das Gleiche gilt nach Abschluss des Drittmittelprojekts für die Abrechnung und gegebenenfalls für den Nachweis der Verwendung.

3.2.3

¹Hochschulmitglieder, für die eine Mitwirkung an aus privaten Drittmitteln finanzierten Vorhaben in Frage kommt, dürfen an der Letztentscheidung der Hochschule über die Auftragsvergabe nicht mitwirken; vorbereitende oder beratende Tätigkeiten des Hochschulmitglieds sind hiervon nicht umfasst. ²Die öffentlich-rechtlichen Vorgaben zur Auftragsvergabe sind einzuhalten.

4.Transparenz

Die Hochschulen gestalten ihr internes Dokumentationswesen zu Drittmitteln so, dass sie dem Staatsministerium schnell und zuverlässig Auskünfte erteilen können.

5.Verwaltung und Verwendung

5.1

Sonderkontenverwaltung

5.1.1

¹Soll ausnahmsweise für Forschungs- und Lehrvorhaben von der Verwaltung der Mittel durch die Hochschule abgesehen werden, so hat das Hochschulmitglied hierzu zusammen mit der Anzeige des Drittmittelprojekts einen begründeten Antrag vorzulegen. ²Über den Antrag entscheidet die Leitung der Hochschule oder die von ihr beauftragte Stelle.

5.1.2

¹Das Hochschulmitglied ist für die Verwaltung der Drittmittel (einschließlich der Einstellung von Personal) in diesem Fall selbst verantwortlich. ²Für die Abwicklung der Zahlungen soll ein auf seinen Namen lautendes Sonderkonto eingerichtet werden. ³Die im Zusammenhang mit der Abwicklung stehenden Unterlagen sind aufzubewahren und für Zwecke der Prüfung bereitzuhalten; notwendige Auskünfte sind zu erteilen.

5.2

Fördervereine

5.2.1

Soweit Fördervereine die Verwaltung von Drittmitteln für Hochschulmitglieder vornehmen, ist auf eine klare Trennung zwischen Annahme und Verwaltung von Mitteln zu achten.

5.2.2

Eine Verwaltung von Drittmitteln in einem Sonderkontenverfahren durch den Verein liegt vor, wenn der Verein im eigenen Namen Mittel für bestimmte wissenschaftliche Vorhaben der Hochschule verwaltet und die Hochschule die Zustimmung zur Verwaltung von Drittmitteln entsprechend Nr. 5.1 erteilt hat.

5.2.3

¹Die Zustimmung setzt voraus, dass zwischen Förderverein und Rechnungshof insoweit ein Prüfungsrecht des Rechnungshofs vereinbart ist. ²Das Hochschulmitglied hat sich das Handeln eines mit der Drittmittelverwaltung beauftragten Vereins wie eigenes Handeln zurechnen zu lassen. ³Soweit Fördervereine als Drittmittelgeber auftreten, sind die eingehenden Drittmittel gemäß Nr. 3.2 zu behandeln.

5.3

Eigentum

5.3.1

Gegenstände, die aus Drittmitteln finanziert werden, gehen vorbehaltlich anderer Vereinbarungen mit dem Drittmittelgeber in das Eigentum des Freistaats Bayern über.

5.3.2

¹Soweit eine Vereinbarung im Sinne der Nr. 5.3.1 getroffen wurde, ist diese von der Hochschule zu dokumentieren. ²Für die Inventarisierung gilt Art. 73 Bayerische Haushaltsordnung.

5.4

Verwaltung und Verwendung der Drittmittel durch die Hochschule

5.4.1

¹Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, tarifvertraglichen Bestimmungen und dieser Richtlinien sind Drittmittel nach dem vom Drittmittelgeber bestimmten Zweck zu verwenden und dessen Bedingungen zu bewirtschaften. ²Die Verwaltung der Drittmittel erfolgt durch die Hochschule.

5.4.2

¹Die Einnahmen und Ausgaben sind im Haushaltsplan nachzuweisen. ²Die Drittmittel und die aus drittmittelfinanzierten Vorhaben fließenden Erträge sind rechtzeitig und vollständig zu erheben und entsprechend den Regeln ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere nach den Grundsätzen der Bilanzwahrheit und Bilanzklarheit, zu verwalten.

5.5

Wissenschaftliche Veranstaltungen

5.5.1

Eine aus Drittmitteln nach Nr. 2.1 finanzierte Übernahme der mit der Teilnahme von Hochschulmitgliedern an wissenschaftlichen Tagungen, Weiterbildungs-, Instruktions- und Informationsveranstaltungen verbundenen Kosten ist zulässig, sofern die Vorgaben des Drittmittelgebers dies zulassen.

5.5.2

¹Die Vermittlung und die Verbreitung von damit verbundenem Wissen und praktischen Aufgaben ist Dienstaufgabe. ²Bei einer aktiven Teilnahme von Hochschulmitgliedern an wissenschaftlichen Veranstaltungen (Referate, Moderationen, Präsentationen etc.) kommt die Übernahme angemessener Reisekosten, von Tagegeldern, Übernachtungskosten, Kongressgebühren sowie Bewirtung in angemessenem Rahmen durch den Dritten als zulässiger Verwendungszweck in Betracht.

5.5.3

¹Die Annahme eines gesonderten Entgelts (insbesondere Vortragshonorar) ist im Rahmen des Hauptamtes ausgeschlossen; in einem solchen Fall handelt es sich um eine Nebentätigkeit, die nach den hierfür geltenden Vorschriften zu behandeln ist und insbesondere dem Splitting-Verbot unterliegt. ²Bei einer sonstigen Teilnahme ist eine angemessene Kostenübernahme oder die Gewährung von Sachmitteln durch den Dritten zulässig, wenn die Teilnahme den Zweck verfolgt, Kenntnisse und Erfahrungen zu vermitteln oder zu erwerben, die im Interesse der jeweiligen wissenschaftlichen Einrichtung liegen.

5.5.4

Die gleichen Grundsätze gelten für Weiterbildungs- und Instruktionsveranstaltungen, die vom Drittmittelgeber selbst oder einer von ihm beauftragten Stelle ausgerichtet werden.

6.Inkrafttreten, Außerkrafttreten

¹Diese Bekanntmachung tritt am 1. Oktober 2020 in Kraft. ²Die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst über die Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter an Hochschulen (Drittmittelrichtlinie – DriMiR) vom 21. Oktober 2002 (KWMBl. I S. 376) tritt mit Ablauf des 30. September 2020 außer Kraft.

Dr. Michael Mihatsch

Ministerialdirigent