Veröffentlichung BayMBl. 2021 Nr. 854 vom 08.12.2021

2003.4-J

Dienstvereinbarung über die Nutzung der Software Microsoft Teams bei
den Gerichten und Staatsanwaltschaften im Geschäftsbereich des
Bayerischen Staatsministeriums der Justiz

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz

vom 8. September 2021, Az. B8 - 1500 - VI - 9284/2020

Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Interessen und Belange der Bediensteten schließen das Bayerische Staatsministerium der Justiz und der Hauptpersonalrat bei dem Bayerischen Staatsministerium der Justiz, der Hauptrichterrat der ordentlichen Gerichtsbarkeit sowie der Hauptstaatsanwaltsrat (im Folgenden: Hauptpersonalvertretungen) gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) sowie Art. 27 Abs. 5, Art. 17 Abs. 4, Art. 31 und Art. 37 Abs. 1 des Bayerischen Richter- und Staatsanwaltsgesetzes (BayRiStAG) folgende Dienstvereinbarung:

1.Gegenstand und Geltungsbereich

1.1

Gegenstand dieser Dienstvereinbarung ist der Umgang mit der Software Microsoft Teams (MS-Teams), bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz.
MS-Teams ist ein Medium, welches dem Bereich der „Unified Communications“ zuzuordnen ist. Hierunter versteht man eine vereinheitlichte Kommunikation durch die Integration von Kommunikationsmedien in einer einheitlichen Anwendungsumgebung. Ziel ist es, die Zusammenarbeit bei verteilter Arbeit zu verbessern.

1.2

Die datenschutzrechtlichen, dienstrechtlichen und tarifrechtlichen Bestimmungen bleiben unberührt.

2.Begriffsbestimmungen

2.1

Verhaltenskontrolle: Jede Maßnahme zur Überprüfung oder Auswertung des Verhaltens des einzelnen Beschäftigten durch Datenverarbeitungsprogramme.

2.2

Leistungskontrolle: Jede Maßnahme zur Überprüfung oder Auswertung der Qualität oder Quantität der Leistung des einzelnen Beschäftigten durch Datenverarbeitungsprogramme.

3.Zustimmung zur Einführung und Anwendung

3.1

Die Hauptpersonalvertretungen stimmen der Einführung und Anwendung des Kollaborationswerkzeugs MS-Teams gemäß Art. 70 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 Nr. 1 BayPVG sowie Art. 17 Abs. 1, Art. 2, Art. 28 Abs. 1 Nr. 9a, Art. 32 und Art. 37 Abs. 1 BayRiStAG zu. Sie sind unverzüglich und umfassend bei der Einführung, Anwendung und erheblichen Änderung des Kollaborationswerkzeugs MS-Teams zu beteiligen.

3.2

Mitwirkungsrechte gemäß Art. 76 Abs. 2 in Verbindung mit Art. 72 BayPVG sowie Art. 17 Abs. 1, Art. 29, Art. 32, Art. 37 Abs. 1 BayRiStAG bleiben unberührt.

3.3

In der Zustimmung zur Einführung von MS-Teams durch die Hauptpersonalvertretungen wurden die zu nutzenden Funktionen beschränkt. Die zu nutzenden Funktionen ergeben sich aus der Anlage. Eine Änderung der Anlage erfolgt nur mit Zustimmung der Hauptpersonalvertretungen. Eine Änderung der Dienstvereinbarung ist hierfür nicht erforderlich.
Die Hauptpersonalvertretungen sind vor Freigabe neuer Funktionen von MS-Teams zu beteiligen.

4.Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch die Präsenzanzeige

4.1

Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Bediensteten durch MS-Teams, insbesondere durch Auswertung oder Beobachtung der Präsenzanzeige oder von in MS-Teams gespeicherten Daten, findet mit Ausnahme der in Nr. 4.2 geregelten Fälle nicht statt.

4.2

Ausgenommen sind Fälle, in denen eine individuelle Verhaltens- und Leistungskontrolle wegen eines durch konkrete Tatsachen begründeten Verdachts auf einen dienst-, arbeits-, datenschutz- oder strafrechtlichen Verstoß oder auf Begehung einer Ordnungswidrigkeit erforderlich ist. In diesem Fall ist der oder die Bedienstete vor Beginn über den Umfang und den Zweck der Maßnahme zu unterrichten und gegebenenfalls zur Stellungnahme aufzufordern, soweit nicht Gründe der Unaufschiebbarkeit oder der Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Maßnahme (z. B. strafrechtliche oder disziplinarrechtliche Ermittlungen) entgegenstehen. Die zuständige Personalvertretung ist unverzüglich zu unterrichten, soweit dies durch den Betroffenen beantragt wird. Der Betroffene ist hierüber zu belehren. Nach Beendigung der Maßnahmen sind der Betroffene sowie die von ihm eingeschaltete Personalvertretung über den Ausgang der Maßnahme zu unterrichten. Auswertungen sind nach Gebrauch unverzüglich zu vernichten, soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen.

4.3

Die Bediensteten sind zu keiner Zeit verpflichtet, die Präsenzanzeige zu nutzen. Die Einstellung der Anzeige darf beliebig verändert werden.

5.Datenzugriff und Schweigepflicht

5.1

Der Zugriff auf Daten in Verfahren im Sinne der Nr. 4.2 darf nur durch Dienst- bzw. Fachvorgesetzte sowie von ihnen beauftragte Mitarbeiter erfolgen. Letztere sind der Personal-, Richter- oder Staatsanwaltsvertretung namentlich mitzuteilen. Die Zugriffe sind für die Kontrollzwecke zu dokumentieren. Hierbei ist mindestens festzuhalten, wer wann und mit welcher Eingabe welche Auswertung erzielt hat. Unberührt bleibt der Zugriff durch technische Mitarbeiter zur Wahrnehmung von deren Aufgaben.

5.2

Alle Personen, die Zugriff auf solche Daten haben, unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht, diese ist Teil ihrer Dienstaufgaben. Sie gilt auch gegenüber Vorgesetzten aus anderen Bereichen. Sie sind hierüber gesondert zu belehren.

6.Inkrafttreten, Laufzeit

6.1

Die Dienstvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung in Kraft. Sie kann von jeder Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden.

6.2

Nach Außerkrafttreten der Dienstvereinbarung wegen Kündigung gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung weiter.