Veröffentlichung BayMBl. 2023 Nr. 505 vom 18.10.2023

2230.1.1.0-K

Zuständigkeit und Verfahren der Zentralen Vergabestelle am
Bayerischen Landesamt für Schule

Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus

vom 4. September 2023, Az. VII.8-M8000.0/47/56

1.Zuständigkeit für Vergabeverfahren

1.1

¹Für die dem Bayerischen Staatsministerium für Unterricht und Kultus (Staatsministerium) nachgeordneten Behörden (Bedarfsstellen) ist im Bayerischen Landesamt für Schule eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet. ²Bedarfsstellen sind alle dem Staatsministerium unmittelbar nachgeordneten Behörden, soweit sie Sachmittel bewirtschaften, sowie die Schulen, für die der Staat gemäß Art. 11 des Bayerischen Schulfinanzierungsgesetzes den Schulaufwand trägt. ³Die Bedarfsstellen sind in der Anlage aufgeführt.

1.2

¹Die ZVS führt für die Bedarfsstellen folgende Vergabeverfahren durch:

• Vergaben von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen sowie freiberuflichen Leistungen ab einem geschätzten Auftragswert von mehr als 50 000 Euro (ohne Umsatzsteuer),
• Konzessionsvergaben unabhängig vom geschätzten Auftragswert,
• Ausschreibungen für spezielle Bedarfe auf der Grundlage von Musterunterlagen der ZVS (insbesondere Reinigungsdienstleistungen) unabhängig vom geschätzten Auftragswert.

²Bei der Berechnung der Auftragswerte ist es unzulässig, einheitliche Bedarfe in einer Form aufzuteilen, dass die jeweiligen Teile unterhalb der in Satz 1 bezeichneten Schwelle verbleiben. (Stückelungsverbot). ³Die Durchführung von Vergabeverfahren durch die ZVS richtet sich nach den in der Nr. 2 getroffenen Regelungen.

1.3

In Absprache mit der ZVS kann eine Bedarfsstelle für einzelne Vergaben auch an zentralen Vergabeverfahren anderer Vergabestellen teilnehmen, die bestimmte Liefer- und Dienstleistungen bayernweit oder ressortübergreifend ausschreiben.

1.4

¹Im Übrigen führen die Bedarfsstellen Vergaben eigenständig durch. ²Abweichend von Nr. 1.2 können das Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung, die Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung und die Bayerische Landeszentrale für politische Bildungsarbeit Vergabeverfahren bis zu einer Wertgrenze von 100 000 Euro ohne Umsatzsteuer eigenständig durchführen, es sei denn, die Vergaben sind zwingend über eVergabe durchzuführen.

1.5

Die ZVS berät die Bedarfsstellen bei der Beurteilung der Vergabepflichtigkeit von Vorhaben sowie anderer vergaberechtlicher Fragen unabhängig davon, wer das Verfahren durchführt.

2.Durchführung von Vergabeverfahren durch die Zentrale Vergabestelle

2.1

Allgemeine Regelungen

2.1.1

Die ZVS trifft alle vergaberechtlichen Entscheidungen und verantwortet die Einhaltung des Vergaberechts.

2.1.2

Die Bedarfsstelle trägt die Verantwortung für die Einhaltung des Haushaltsrechts, insbesondere der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, sowie anderer gesetzlicher Anforderungen an die Beschaffung mit Ausnahme des Vergaberechts, und trägt die Kosten der zu beschaffenden Leistung.

2.1.3

Die wesentlichen Verfahrensschritte und Entscheidungen sind von der jeweils zuständigen Stelle zu dokumentieren und dem bei der ZVS geführten Vergabeakt zuzuführen.

2.2

Vorbereitung des Vergabeverfahrens

2.2.1

¹Die Bedarfsstelle meldet beabsichtigte Vergabeverfahren möglichst frühzeitig bei der ZVS an. ²Diese erstellt gemeinsam mit der Bedarfsstelle einen Zeitplan für das Vergabeverfahren. ³Die ZVS kann Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der Dringlichkeit der einzelnen Verfahren priorisieren. ⁴Hierzu kann sie bei den Bedarfsstellen auch Bedarfsabfragen durchführen.

2.2.2

¹Die Bedarfsstelle führt die Markterkundung durch, schätzt den Auftragswert und bereitet die Vergabeunterlagen im Sinne des § 21 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder § 29 der Vergabeverordnung (VgV) nach den Vorgaben der ZVS vor; die ZVS unterstützt sie dabei in vergaberechtlicher Hinsicht. ²Soweit die ZVS Musterunterlagen zur Verfügung stellt, hat die Bedarfsstelle diese zu verwenden. ³Wenn eine Bedarfsstelle die Voraussetzungen einer nachrangigen Vergabeverfahrensart nach § 8 Abs. 3 oder 4 UVgO oder nach § 14 Abs. 3 oder 4 VgV als gegeben ansieht, übermittelt die Bedarfsstelle der ZVS eine Stellungnahme der Dienststellenleitung, in der die entsprechenden Voraussetzungen der Vergabeverfahrensart dargelegt werden, zur vergaberechtlichen Überprüfung. ⁴Die ZVS entscheidet unter Berücksichtigung des von der Bedarfsstelle geschätzten Auftragswerts über die Vergabeverfahrensart und das Vergaberegime (UVgO oder VgV). ⁵Die Bedarfsstelle übermittelt der ZVS eine Bestätigung der Dienststellenleitung, dass Haushaltsmittel und gegebenenfalls Verpflichtungsermächtigungen in der notwendigen Höhe zur Verfügung stehen.

2.2.3

¹Die ZVS prüft, ob die Voraussetzungen der Vergabereife erfüllt sind. ²Vergabereife liegt vor, wenn das Vergabeverfahren nach seinem Vorbereitungsstand so weit gediehen ist, dass zu erwarten ist, dass der Zuschlag binnen der vorgesehenen Fristen in einem transparenten und diskriminierungsfreien Verfahren erteilt und mit der Ausführung der Leistung begonnen werden kann. ³Stellt die ZVS die Vergabereife fest, führt sie das Vergabeverfahren für die Bedarfsstelle durch; bei fehlender Vergabereife teilt die ZVS dies der Bedarfsstelle unter Darlegung der Gründe mit.

2.3

Durchführung des Vergabeverfahrens

2.3.1

Die ZVS veröffentlicht die Auftragsbekanntmachung und stellt die Vergabeunterlagen in der für das gewählte Verfahren vorgeschriebenen Weise zur Verfügung.

2.3.2

¹Die ZVS ist alleiniger Ansprechpartner der Bieter. ²Sie nimmt Bieterfragen entgegen und leitet diese zur Erstellung eines Antwortentwurfs an die Bedarfsstelle weiter. ³Nach vergaberechtlicher Prüfung des Antwortentwurfs veröffentlicht die ZVS die Antwort.

2.4

Wertung und Zuschlag

2.4.1

Die ZVS überprüft die eingegangenen Angebote auf die formale Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften.

2.4.2

¹Die Bedarfsstelle prüft nach Zuleitung durch die ZVS, ob die Bieter die festgelegten Eignungskriterien und ob die Angebote die fachlichen Mindestanforderungen erfüllen. ²Sie bewertet die Angebote anhand der Zuschlagskriterien, ermittelt auf dieser Grundlage das wirtschaftlichste Angebot und legt die hierzu erstellte Dokumentation der ZVS vor.

2.4.3

Die ZVS führt gegebenenfalls erforderliche Nachforderungen und Aufklärungen durch und entscheidet, ob Bieter ausgeschlossen werden müssen.

2.4.4

Die ZVS nimmt eine vergaberechtliche Prüfung der von der Bedarfsstelle vorgelegten Dokumentation vor und bestimmt – erforderlichenfalls nach Rücksprache mit der Bedarfsstelle – den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll.

2.4.5

¹Die ZVS holt für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister ein. ²Sie übermittelt den Bietern, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, die nach § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen vorgeschriebenen Informationen.

2.4.6

¹Die ZVS erteilt nach Ablauf eventueller Wartefristen den Zuschlag und informiert hierüber unverzüglich die Bedarfsstelle sowie die unterlegenen Bieter. ²Das Vergabeverfahren endet mit der Zuschlagserteilung.

2.5

Nachprüfungsverfahren

2.5.1

¹Macht ein Unternehmen einen Verstoß gegen eine Vergabevorschrift geltend, entscheidet die ZVS darüber, ob sie der Rüge abhilft. ²Stellt ein Unternehmen einen Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens, vertritt das Bayerische Landesamt für Schule den Freistaat Bayern vor der Vergabekammer und trifft die Entscheidungen in solchen Verfahren. ³Wird der Freistaat Bayern in einem Beschwerdeverfahren vor dem Vergabesenat oder in einem Verfahren vor einem ordentlichen Gericht nach der Vertretungsverordnung (VertrV) durch eine Dienststelle des Landesamts für Finanzen (LfF) vertreten, ist die ZVS Ansprechpartner des LfF; das Bayerische Landesamt für Schule ist Ausgangsbehörde im Sinne der VertrV.

2.5.2

Die Bedarfsstelle unterstützt die ZVS, indem sie auftretende Fragen unverzüglich gegenüber der ZVS beantwortet.

2.5.3

Die Kosten solcher Verfahren sind analog der Buchungsbekanntmachung (BuchProzVerglBek) zu leisten.

2.6

Vertragsabwicklung

2.6.1

Nach Abschluss des Verfahrens leitet die ZVS der Bedarfsstelle die Vertragsunterlagen zu.

2.6.2

¹Die Vertragsabwicklung obliegt der Bedarfsstelle. ²Beabsichtigt die Bedarfsstelle, den Vertrag während der Vertragslaufzeit zu ändern, berät die ZVS sie über die vergaberechtliche Zulässigkeit einer etwaigen Vertragsänderung.

3.Weitere Aufgaben der Zentralen Vergabestelle

¹Die ZVS ist unabhängig vom Auftragswert für alle Vergabeverfahren der Bedarfsstellen Berichtsstelle gemäß § 1 Abs. 1 der Vergabestatistikverordnung. ²Sie erhebt zudem bei den Bedarfsstellen für das Staatsministerium die für das Verfahren nach § 163 Abs. 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (Aufträge an anerkannte Werkstätten für Behinderte und Inklusionsbetriebe) erforderlichen Daten. ³Weiterhin sammelt sie für das Staatsministerium bei den Bedarfsstellen die Listen nach Nr. 7.1.5 der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie und leitet diese zusammengefasst der Innenrevision des Staatsministeriums zu. ⁴Die Bedarfsstellen melden der ZVS die jeweils zur Erfüllung der Berichtspflichten erforderlichen Daten.

4.Inkrafttreten

Diese Bekanntmachung tritt am 1. November 2023 in Kraft.

Stefan Graf

Ministerialdirektor